Digitalisation de la paie et Déclaration Sociale Nominative (DSN)
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A l’ère du 2.0, la digitalisation de la paie et RH est un levier pour le gestionnaire de paie. Cette dernière permet de gagner en performance et en expertise. Les logiciels de gestion de paie et RH permettent une simplification, une sécurisation et une clarification de la gestion des bulletins de salaire. Le domaine de la paie peut être complexe car il est lié aux lois réglementaires qui est en constance évolution. Le gestionnaire de paie se doit donc d’avoir une veille constante et d’avoir une réelle expertise du métier. La paie est un secteur en constante évolution. Ces dernières années, la grande révolution fut l’obligation de la mise en place de la DSN (Déclaration sociale nominative) depuis de 1er juillet 2016. Le passage à la digitalisation permet une meilleure communication entre les différents acteurs, une meilleure sécurisation et une réduction des erreurs possibles.
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La Déclaration Sociale Nominative (DSN) permet de de déclarer et payer vos cotisations via le logiciel de paie : c’est une déclaration mensuelle unique, qui mutualise toutes les anciennes déclarations trimestrielles que vous faisiez pour chaque organisme (URSSAF, Retraite, Chômage, Prévoyance, Mutuelle). Cette déclaration est obligatoire pour les entreprises depuis le 1er janvier 2017.
Les normes de la DSN exigent une grande qualité dans la déclaration et le traitement des données sociales qui sont alors dématérialisées ou dites « codées ».
Ces dernières sont à destination des organismes de protection sociale. Cette dématérialisation permet ainsi un échange simplifié avec les caisses de sorte à limiter les erreurs et permettre aux grandes instances de recueillir les informations précises sur chacun des salariés (salaires bruts, net imposables etc). Si la réception des informations est simplifiée pour les caisses, la déclaration n’en est pas moins complexe pour le gestionnaire de paie qui n’est devient presque un expert en gestion du DATA.
Le protocole sécurise le programme. Vos données sont protégées et hébergées en France.
Vous gardez votre logiciel de paie pas besoin d’en acquérir un autre, tous les logiciels sont aujourd’hui adaptés à la préparation et l’envie de la DSN. N’importe quel ordinateur et un accès internet et cela suffit.
Le prélèvement à la source est également automatisé depuis le 1er janvier 2019 et est communiqué automatiquement par la DSN.
Un bon logiciel met automatiquement les taux des cotisations à jour. Pour les moins onéreux, des extensions à acheter feront la mise à jour, pour d’autres encore, ce sera à vous de mettre à jour les taux chaque année. Il est donc nécessaire de bien étudier les offres des logiciels pour identifier ce qui vous convient le mieux en fonction de votre budget et de vos attentes.
En résumé, une seule déclaration servira pour communiquer votre masse salariale globale et le détail des salaires de chaque salarié pour tous vos organismes sociaux.
Les données sont sauvegardées vous pouvez donc saisir vos informations à votre rythme tout en respectant la deadline imposée par l’Urssaf à savoir le 5 ou le 15 du mois suivant l’établissement des bulletins en fonction de la situation de votre entreprise.
En conclusion, la DSN compte de nombreux avantages en ce qui concerne la gestion des déclarations et du paiement des cotisations sociales car elle permet de mutualiser tous les organismes et de gagner du temps et d’éviter des erreurs.
